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BITvisualFM-Module

Der Werkzeugkasten BITvisualFM und seine Module
In einem BITvisualFM-Modul werden schließlich die Geschäftsprozesse mit Hilfe einer Microsoft®-Outlook®-ähnlichen maskenorientierten Oberfläche abgebildet und verwaltet. Als Hauptnutzen ermöglicht es dem Anwender eine ergonomisch auf seine Bedürfnisse abgestimmte und effiziente Bedienung.
Die BITvisualFM-Module setzen eine installierte Version von BITvisualFM voraus. Sie werden als Floating-Lizenzen ausgeliefert. Das bedeutet, dass die Anzahl der installierten Lizenzen die maximale Benutzeranzahl darstellt, die gleichzeitig das Modul benutzen können.
Die Prozesse der einzelnen BITvisualFM-Module lassen sich auf die firmenspezifischen Bedürfnisse und Änderungen der äußeren Bedingungen exakt anpassen.
Die Palette der BITvisualFM-Module wird ständig erweitert und über kundenspezifische Erfahrungen verfeinert. Diese Erweiterungen werden über den Software-Service-Vertrag (SSV) an die Kunden weitergegeben.

Die nachfolgend aufgeführten BITvisualFM-Module werden im Moment angeboten:

Flächenmanagement
Mit dem Modul Flächenmanagement bekommen Sie die Möglichkeit, sich einen umfassenden Überblick über sämtliche Flächeninformationen zu verschaffen, sei es am Gebäude, Geschoss, Raum oder den Ihren Gebäuden spezifischen Gegebenheiten. Zusätzlich bekommen Sie Informationen über Boden, Wand, Decke, ebenso über Türen und Fenster.
Ob Sie Berichte und Auswertungen in alphanumerischer oder grafischer Form benötigen, das Modul Flächenmanagement stellt Ihnen für alle erdenklichen Formen die Basis bereit.
So haben Sie z. B. die Möglichkeit sich Auswertungen über die Flächennutzung zu erstellen, den Leerstand, die Belegung nach Abteilungen oder die Kostenstellenstrukturen basierend auf der Fläche.
Die grafischen Auswertungen stellen die Ergebnisse bereichsweise auf dem Plan dar und erlauben so einen schnellen und gleichzeitig detaillierten Überblick.

Liegenschaftsmanagement
Das Modul Liegenschaftsmanagement erweitert das Modul Flächenmanagement nach oben, ist allerdings auch für sich alleine sinnvoll einsetzbar.
Es verwaltet die Bereiche Standort, Flurstück, Grundstück, Areal, Strasse und weiterer Strukturen oberhalb des Gebäudes bis hin zum Gebäude.
Die jeweiligen Zahlen im Gebäude lassen sich entweder aus dem Flächenmanagement übernehmen oder selbst eintragen, so dass Sie stufenweise im Prozess der Datenmigration die Qualität Ihrer Daten verbessern können.
In diesem Modul können Sie die liegenschaftsrelevanten Zahlen verwalten wie z. B. Lageparameter, Flur- und Grundstücksdaten, Eigentumsrechte und vieles mehr.
Somit ist dieses Modul unerlässlich für den Verwalter von großen Grundstücken und Liegenschaften.

Planmanagement
Das Modul Planmanagement erweitert das Modul Flächenmanagement um die Möglichkeit, einfach Pläne zu verwalten und den Objekten zuzuordnen, seien es Gebäude, Geschosse oder Räume. Pläne werden sowohl in Form der gängigen Formate DXF und DWG unterstützt, als auch in Form von Bitmaps. Dies ist interessant z. B. für Stadtpläne oder eingescannte Pläne, die nicht im CAD vorhanden sind. 

Instandhaltungsmanagement
Das Modul Instandhaltungsmanagement ermöglicht es, die klassischen Bereiche Wartung, Instandset-zung und Inspektion (DIN 24186) zu unterstützen. Hierbei können Sie alle zugehörigen Daten abbilden wie die technischen Anlagen in unterschiedlicher Tiefe (Anlage – Baugruppe – Komponente), die Instandhaltungsfirmen und –Mitarbeiter, Wartungsverträge und –Aufträge.
Die Maßnahmen und Zyklen nach VDMA werden ebenso unterstützt wie von Ihnen angelegte Struktu-ren. Abgerundet wird das Modul durch seine effiziente Methode, Berichte zu generieren, Rechnungen zu erzeugen und diese an z. B. SAP, Navision oder ein anderes Buchhaltungssystem per Schnittstelle zu übergeben. 

Störungsmanagement
Das Modul Störungsmanagement ermöglicht es, die Störungsmeldungen per Zugriff auf die Gebäudeleittechnik (GLT) in BITvisualFM darzustellen und entsprechend zu reagieren. Es ist möglich, die Problemstelle zu visualisieren, den zuständigen Wartungstechniker herauszufinden und ggf. zu benachrichtigen. Verschiedene Ebenen von Prioritäten werden unterstützt, wie z. B. Störung Ebene 1-9, Alarm Ebene 1-9. Die Art der Reaktion auf eine Störung lässt sich über diese Ebenen steuern. Beispielsweise kann eine Störung lediglich im laufenden Bericht auftauchen, währenddessen eine Alarmmeldung eine Meldung beim Techniker hervorruft. Die Behebung der Störung und der Stunden- und Materialeinsatz lässt sich dokumentieren und per Schnittstelle an das Buchhaltungssystem übergeben. 

Auftragsmanagement
Das Modul Auftragsmanagement ermöglicht es, unabhängig von Aufträgen, die über eines der anderen Module ausgelöst werden können, beliebige Aufträge im Unternehmen auszulösen mit Firmen, Mitarbei-tern, Kostenstellen, Verträgen. Damit können sowohl diese Aufträge, als auch alle anderen Aufträge ver-folgt und abgearbeitet werden inklusive Rechnungsstellung und Schnittstelle zur Buchhaltung. Die Historisierung der Aufträge und nachfolgende Auswertung aktueller und früherer Aufträge und die Erstellung von Berichten und grafischen Auswertungen wird durch dieses Modul optimal unterstützt. 

Schlüsselmanagement
Das Modul Schlüsselmanagement ermöglicht es, Schließanlagen mit Schlüsseln, Zylindern, Schließ-gruppen, und -hierarchien zu verwalten. Ebenfalls verwaltet werden die Personen, die Schlüssel besitzen können, die Firmenstrukturen und die Elemente, die geschlossen werden können, also z. B. Türen, Schränke, aber auch Fahrzeuge.
Sie verwalten hiermit z. B. die Schlüsselübergabe, und –rücknahme. Sie können prüfen, wer welchen Schlüssel besitzt, wer bzgl .der Schliesshierarchie zu welchen Räumen Zugang hat.
Die Strukturen lassen sich so anpassen, dass sowohl Schlüssel als auch Magnetkarten oder andere Arten von Schlüsseln verwaltet werden können.

Energiemanagement
Das Modul Energiemanagement ermöglicht es, für technische Anlagen Daten- und Messpunkte zu definieren und in die Liegenschaftsstruktur einzubinden. Die Daten der Messpunkte können über eine Schnittstelle zu den gängigen Systemen der Hersteller über OPC (OLE Process Communication) sowohl gelesen als auch gesetzt werden. Weiter ist damit eine gesamthafte Auswertung und Berichtserstellung über alle Anlagen eines Unternehmens möglich, unabhängig von den Herstellern der Bauteile. 

Abfallmanagement
Das Modul Abfallmanagement ermöglicht es, alle abfallrelevanten Komponenten im System abzubilden, seien es Müllbehälter, Müllcontainer oder Pressmaschinen mit Datenschnittstelle. Die Arbeitsabläufe für die Zuordnung der Abfälle bis zu Ihrer Entsorgung an verschiedene Entsorgungsunternehmen wird ebenso unterstützt wie die Verrechnung der Abfallkosten an der Mieter oder internen Kostenträger. Eine Schnittstelle zur Buchhaltung sowie die umfangreiche Möglichkeit, Berichte zu generieren, runden das Modul ab.

Sicherheits- und Brandschutzmanagement
Das Modul Sicherheits- und Brandschutzmanagement ermöglicht es, den Dokumentationspflichten nachzukommen, welche der Gesetzgeber z. B. bzgl. des Brandschutzes vorgeschrieben hat.
So sind nach §14 Bauvorlage-Verordnung die Art der Nutzung der baulichen Anlage, die Brandlasten,die Brandgefahren, der erste und der zweite Rettungsweg, das Brandverhalten der Bauprodukte (Baustoffklasse) und der Bauteile (Feuerwiderstandsklasse) anzugeben.
Teile davon können sehr gut in CAD-Plänen nachgeführt werden, andere Teile müssen in einer Daten-bank zum jeweiligen Gebäude dokumentiert werden.
Ein wesentlicher Teil des sogenannten Brandschutznachweis ist die Dokumentation und Fortführung der baulichen Änderungen an brandschutz-relevanten Bauteilen. Das Modul erlaubt sehr komfortabel, die Daten zu einem Brandschott bzw. weiteren brandschutzrelevanten Bauteilen einzugeben, das Brandschott grafisch in einem CAD-Plan sichtbar zu machen und sämtliche Tätigkeiten und Materialien, die durchgeführt bzw. verbaut wurden, einzugeben und zu dokumentieren. 

Nebenkostenabrechnung
Das Modul Nebenkostenabrechnung ist ein wichtiges Element im Zusammenspiel zwischen Eigentümer und Nutzer. Es stellt ein leistungsfähiges und flexibel anpassbares Instrument zur Verfügung, die Nebenkosten zu erfassen und nach verschiedensten Umlageverfahren auf die Mieter oder internen Nutzer umzulegen. Bei Bedarf können Buchungsdatensätze generiert werden für die Übergabe an SAP oder ein anderes Buchhaltungssystem.
Durch die Anbindung an die Mietverträge entsteht eine lückenlose und transparente Dokumentation, die selbstverständlich auch die Mieterhistorie beinhaltet.

Reservierungsmanagement
Das Modul Reservierungsmanagement dient zur Reservierung beliebiger Objekte für einen bestimmten Zeitraum. Es werden sowohl die Zeiten als auch die Kosten für eine mögliche Verrechnung festgehalten. Die Buchungsdaten werden übersichtlich in einem Kalender dargestellt. Ebenfalls können Sie den Belegungsstand abfragen, um zu prüfen, ob ein Objekt im gewünschten Zeitraum frei ist.
Anhand definierbarer Abfragekriterien können Sie die in Frage kommenden Objekte eingrenzen. Für die Abrechnung können Sie die Daten mit Kostenstellen verknüpfen, die dann über die hinterlegten Kosten belastet werden. 

Inventarmanagement
Das Modul Inventarmanagement erlaubt es, sämtliche Arten von Inventar im System zu hinterlegen, diese ggf. grafisch darzustellen und mit Personen und Kostenstellen zu vernetzen.
Das frei definierbare Gerüst aus Attributen erlaubt die Anpassung an Ihre Bedürfnisse.

Reinigungsmanagement
Das Modul Reinigungsmanagement umfasst die Eingabe der Reinigungsdaten wie Reinigungsflächen, Bodenbelägen, Wand- und Fensterflächen genauso wie der Reinigungsintervalle, Schwierigkeitsgrade und andere Parameter, um eine Kosten- und Zeitplanung zu berechnen.
Die Flächen können tabellarisch und grafisch dargestellt werden, so dass z. B. Reinigungspläne für die jeweiligen Ausführenden ausgedruckt werden können. Die Anbindung an die Verträge erlauben eine komfortable Abrechnung und Überwachung der Leistungen. 

Umzugsmanagement
Das Modul Umzugsmanagement unterstützt den Anwender in allen Phasen des Umzugs von der Planung inklusive Varianten bis zur Durchführung. Durch die Möglichkeit, mehrere Pläne aus beliebigen Gebäuden der Liegenschaft darzustellen, können Sie beliebig komplexe Umzüge darstellen.
In allen Phasen lassen sich die Kosten zuordnen und nach Vergleich und Durchführung entsprechend ver-rechnen. 

Vertrags- und Dokumentenmanagement
Das Modul Vertrags- und Dokumentenmanagement erlaubt es Ihnen, alle relevanten Dokumente und Verträge den entsprechenden Objekten strukturiert zuzuordnen und wieder zu finden.
Die wichtigen Vertragsdaten werden als Attribute abgelegt und können so zur Berechnung herangezogen werden. Die Dokumente können sowohl in elektronischer Form (Word, Excel, ...) als auch als gescanntes Dokument hinterlegt werden. Damit wird das System zu einem elektronischen Archiv, in dem Sie schnell und - durch die Rechteverwaltung geschützt - sicher Ihre Dokumente verwalten und im Mehrbenutzer-Betrieb zugriffsfähig halten.

Weitere Module befinden sich in Vorbereitung.